OGÓLNA KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 

Niniejsza informacja ma charakter ogólny i obejmuje podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych przez OIPiP. W odniesieniu do konkretnych procesów Administrator może stosować dodatkowe klauzule szczegółowe.

Na podstawie art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Okręgowa Izba Pielęgniarek i Położnych w Siedlcach przekazuje następujące informacje.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Okręgowa Izba Pielęgniarek i Położnych w Siedlcach, ul. Mazurska 2, 08-110 Siedlce, dalej „OIPiP” lub „Administrator”.

Kontakt z Administratorem: e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., tel. (25) 632-54-10 lub (25) 632-84-35, a także korespondencyjnie na adres siedziby Administratora.

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem.

Kontakt z IOD: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pisemnie na adres Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

OIPiP przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji zadań ustawowych, zadań wykonywanych w interesie publicznym, obowiązków prawnych, czynności organizacyjnych i administracyjnych oraz – w odpowiednich przypadkach – umów, zgód lub prawnie uzasadnionych interesów. Podstawą przetwarzania może być w szczególności art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, e lub f RODO, zależnie od rodzaju procesu.

1) wykonywanie zadań samorządu zawodowego pielęgniarek i położnych – w tym sprawowanie pieczy nad należytym wykonywaniem zawodów, upowszechnianie zasad etyki zawodowej, reprezentowanie i ochrona zawodów, ochrona godności zawodowej, integrowanie środowiska oraz realizacja innych zadań powierzonych samorządowi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO, zależnie od charakteru zadania;

2) stwierdzanie, przyznawanie i wydawanie prawa wykonywania zawodu oraz prowadzenie spraw dotyczących jego ograniczenia, zawieszenia, wygaśnięcia, pozbawienia, czasowego lub warunkowego prawa wykonywania zawodu, a także innych czynności dotyczących uprawnień zawodowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO;

3) prowadzenie i aktualizacja rejestru pielęgniarek i rejestru położnych oraz przekazywanie danych do Centralnego Rejestru Pielęgniarek i Położnych, sporządzanie wypisów, zaświadczeń, zestawień i wykonywanie obowiązków sprawozdawczych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO;

4) sprawy dotyczące kwalifikacji zawodowych i mobilności zawodowej – w tym uznawanie kwalifikacji, wydawanie zaświadczeń wymaganych przez organy lub organizacje państw członkowskich Unii Europejskiej, wymiana informacji dotyczących prawa wykonywania zawodu oraz obsługa spraw transgranicznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO;

5) postępowania dotyczące zdolności do wykonywania zawodu oraz powrotu do zawodu po przerwie – w tym czynności związane z przeszkoleniem, egzaminami, komisjami i dokumentowaniem spełnienia ustawowych warunków wykonywania zawodu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO;

6) prowadzenie rejestru praktyk zawodowych pielęgniarek i położnych w ramach Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL), w tym wpisy, zmiany, zawieszenia, wykreślenia, kontrole i inne czynności należące do właściwości okręgowej rady – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO;

7) prowadzenie postępowań w przedmiocie odpowiedzialności zawodowej – w tym postępowań prowadzonych przez Okręgowego Rzecznika Odpowiedzialności Zawodowej i Okręgowy Sąd Pielęgniarek i Położnych, obsługi pokrzywdzonych, osób obwinionych, świadków, pełnomocników, obrońców i biegłych, prowadzenia rejestru ukaranych oraz działalności prewencyjnej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO oraz właściwych przepisów regulujących odpowiedzialność zawodową;

8) przechowywanie i udostępnianie dokumentacji medycznej w przypadkach, w których obowiązek jej przejęcia, przechowywania lub udostępniania przez samorząd zawodowy wynika z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO oraz właściwej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO;

9) kształcenie podyplomowe, doskonalenie zawodowe i działalność edukacyjna – w tym kursy, szkolenia, konferencje, seminaria, webinary i inne formy kształcenia, obsługa zgłoszeń, uczestników, egzaminów, dokumentacji przebiegu kształcenia, wydawania zaświadczeń i certyfikatów oraz – gdy ma to zastosowanie – czynności realizowane z wykorzystaniem Systemu Monitorowania Kształcenia (SMK) – odpowiednio na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub e RODO;

10) refundowanie lub dofinansowywanie kosztów kształcenia i doskonalenia zawodowego – w tym przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków, weryfikowanie spełnienia warunków, prowadzenie rozliczeń i dokumentacji – odpowiednio na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO oraz właściwych uchwał i regulaminów;

11) udzielanie pomocy materialnej i socjalnej członkom OIPiP – w tym rozpatrywanie wniosków o zapomogi i inne świadczenia, weryfikowanie sytuacji uzasadniającej przyznanie pomocy, podejmowanie rozstrzygnięć i dokonywanie wypłat – na podstawie właściwej przesłanki z art. 6 RODO, a w przypadku danych szczególnych kategorii również właściwej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO;

12) realizacja praw i obowiązków związanych z członkostwem w samorządzie – w tym prowadzenie ewidencji członków, obsługa składek członkowskich, ustalanie należności, rozliczenia i dochodzenie zaległości – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO;

13) organizacja i przeprowadzanie wyborów oraz funkcjonowanie organów samorządu – w tym obsługa rejonów wyborczych, delegatów, Okręgowego Zjazdu, Okręgowej Rady, Okręgowej Komisji Rewizyjnej, Okręgowego Sądu, Okręgowego Rzecznika, komisji i zespołów problemowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO;

14) udzielanie członkom informacji, pomocy i ochrony prawnej oraz działania dotyczące warunków wykonywania zawodu – w tym opiniowanie i przedstawianie wniosków dotyczących wykonywania zawodu, warunków pracy i płacy, kształcenia zawodowego i ochrony interesów zawodowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO;

15) udział przedstawicieli samorządu w komisjach konkursowych na kierownicze stanowiska pielęgniarskie, położnicze lub inne stanowiska wskazane w przepisach prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i/lub e RODO;

16) działalność informacyjna, edukacyjna, naukowa, badawcza, wydawnicza i integracyjna – w tym publikacje, biuletyny, materiały informacyjne, wydarzenia, uroczystości, spotkania środowiskowe, działania z zakresu edukacji zdrowotnej i promocji zdrowia – odpowiednio na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c, e, a, a w przypadkach niewchodzących w zakres wykonywania zadań publicznych – także lit. f RODO;

17) realizacja projektów, programów, dotacji i przedsięwzięć finansowanych lub współfinansowanych ze środków publicznych – w tym rekrutacja uczestników, dokumentowanie udziału, rozliczenia, sprawozdawczość, kontrola i archiwizacja – odpowiednio na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub e RODO oraz regulacji dotyczących danego projektu;

18) prowadzenie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej – w tym korespondencji e-mail, obsługi skrzynek pocztowych, formularzy kontaktowych, zapytań, wniosków, skarg, petycji, wniosków o udostępnienie informacji, kontaktów telefonicznych i innych form komunikacji z OIPiP – odpowiednio na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c lub e RODO, a w sprawach niezwiązanych z wykonywaniem zadań publicznych również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

19) zawieranie i wykonywanie umów – w tym umów z osobami fizycznymi, wykładowcami, wykonawcami, dostawcami, usługodawcami i innymi osobami współpracującymi z OIPiP – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie obowiązków prawnych związanych z umową także art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

20) prowadzenie rachunkowości, gospodarki finansowej, rozliczeń podatkowych i dokumentowanie operacji gospodarczych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

21) rekrutacja, zatrudnienie i obsługa osób wykonujących pracę na rzecz OIPiP – w tym obsługa kadrowa, płacowa, ubezpieczeniowa, BHP i realizacja innych obowiązków pracodawcy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, a w przypadkach, w których właściwą podstawą jest zgoda, także art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

22) zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia, informacji i systemów teleinformatycznych – w tym zarządzanie uprawnieniami, rejestrowanie zdarzeń, prowadzenie logów, wykonywanie kopii zapasowych, obsługa incydentów i zapewnienie ciągłości działania – na podstawie obowiązków prawnych Administratora, a w zakresie niewykonywanym jako zadanie publiczne również art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

23) ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi z działalnością OIPiP – na podstawie odpowiednich przepisów prawa oraz, gdy ma to zastosowanie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

24) publikowanie informacji, materiałów, zdjęć i wizerunku w serwisach internetowych, publikacjach i materiałach OIPiP, jeżeli publikacja wynika z realizacji zadań Administratora albo następuje na podstawie zgody lub innej właściwej podstawy prawnej.

Podstawę prawną działalności OIPiP stanowią w szczególności: RODO; ustawa z dnia 1 lipca 2011 r. o samorządzie pielęgniarek i położnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 1760, ze zm.); ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o zawodach pielęgniarki i położnej (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 15, ze zm.); ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej; ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, a także inne przepisy właściwe dla określonego zadania lub procesu.

Szczególne kategorie danych. Jeżeli realizacja konkretnego zadania wymaga przetwarzania danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, w szczególności danych dotyczących zdrowia, OIPiP przetwarza je wyłącznie przy istnieniu właściwej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO oraz – gdy jest to wymagane – odpowiedniej podstawy w prawie krajowym. W zależności od procesu może to dotyczyć m.in. wykonywania obowiązków z zakresu prawa pracy, ważnego interesu publicznego, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wyraźnej zgody osoby.

Dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych. Dane, o których mowa w art. 10 RODO, mogą być przetwarzane wyłącznie w przypadkach i na zasadach przewidzianych prawem, w szczególności w ramach postępowań dotyczących odpowiedzialności zawodowej i prowadzenia rejestrów przewidzianych ustawą.

4. Kategorie przetwarzanych danych

Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju sprawy. OIPiP może przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, obywatelstwo, PESEL lub inne identyfikatory;
• dane adresowe i kontaktowe, w tym adres zamieszkania lub korespondencyjny, numer telefonu i adres e-mail;
• dane dotyczące prawa wykonywania zawodu, kwalifikacji, wykształcenia, specjalizacji, doskonalenia zawodowego, przebiegu pracy i miejsca wykonywania zawodu;
• dane związane z członkostwem w samorządzie, pełnieniem funkcji, udziałem w wyborach, komisjach, zespołach i organach OIPiP;
• dane dotyczące praktyki zawodowej, działalności leczniczej, wpisów do RPWDL i dokumentów wymaganych przepisami;
• dane finansowe, księgowe, podatkowe, bankowe, dotyczące składek, refundacji, dofinansowań, zapomóg i innych świadczeń;
• dane zawarte w umowach, wnioskach, oświadczeniach, zaświadczeniach, decyzjach, uchwałach, protokołach oraz innej dokumentacji;
• dane zawarte w korespondencji tradycyjnej i elektronicznej, w tym dane nadawcy i odbiorcy, adres e-mail, treść wiadomości i załączniki;
• dane stron, uczestników, świadków, pokrzywdzonych, osób obwinionych, pełnomocników, obrońców, biegłych i innych osób występujących w postępowaniach;
• wizerunek, głos lub inne dane utrwalone podczas wydarzeń, posiedzeń lub szkoleń, jeżeli ich przetwarzanie ma właściwą podstawę prawną;
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisów i systemów OIPiP, w tym adres IP, identyfikatory użytkowników, znaczniki czasu i informacje zawarte w logach;
• szczególne kategorie danych, w szczególności dane dotyczące zdrowia, jeżeli ich przetwarzanie jest niezbędne i prawnie dopuszczalne;
• dane dotyczące wyroków skazujących, czynów zabronionych lub sankcji, jeżeli ich przetwarzanie jest przewidziane przepisami prawa.

Zasada minimalizacji. Administrator przetwarza wyłącznie dane adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co jest niezbędne do realizacji określonego celu.

5. Źródło pochodzenia danych

Dane osobowe mogą być pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, a także – zależnie od rodzaju sprawy – m.in. od:

• Naczelnej Izby Pielęgniarek i Położnych, innych okręgowych izb pielęgniarek i położnych oraz z rejestrów prowadzonych przez samorząd;
• podmiotów wykonujących działalność leczniczą, pracodawców, organizatorów kształcenia, uczelni i innych placówek kształcenia;
• organów administracji publicznej, sądów, organów ścigania, organów egzekucyjnych i innych podmiotów uprawnionych przepisami prawa;
• stron i uczestników postępowań, osób składających skargi, wnioski lub zawiadomienia, świadków, pełnomocników, obrońców i biegłych;
• kontrahentów, wykonawców, osób reprezentujących podmioty współpracujące i innych osób pozostających w relacji z OIPiP;
• systemów teleinformatycznych i rejestrów publicznych, w tym źródeł publicznie dostępnych – jeżeli przepisy prawa dopuszczają pozyskanie z nich danych.

W przypadku danych pozyskanych pośrednio zakres kategorii danych oraz źródło zależą od konkretnego procesu. Jeżeli jest to wymagane przez art. 14 RODO, osoba otrzymuje informację o źródle i kategoriach dotyczących jej danych.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane lub powierzane w szczególności:

• Naczelnej Izbie Pielęgniarek i Położnych oraz innym izbom – w zakresie wynikającym z przepisów prawa i właściwości organów samorządu;
• ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, właściwym organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania, organom egzekucyjnym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie prawa;
• podmiotom i systemom obsługującym ustawowe rejestry i systemy informacji, jeżeli przekazanie danych wynika z przepisów prawa;
• operatorom pocztowym i kurierskim, bankom, ubezpieczycielom, dostawcom usług płatniczych oraz podmiotom obsługującym rozliczenia;
• dostawcom usług IT, hostingu, poczty elektronicznej, usług chmurowych, serwisu, utrzymania systemów, archiwizacji i bezpieczeństwa;
• podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, audytowe, szkoleniowe, techniczne i organizacyjne;
• innym odbiorcom, jeżeli jest to niezbędne do realizacji konkretnej sprawy i istnieje właściwa podstawa prawna.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie OIPiP mogą działać wyłącznie na podstawie udokumentowanego polecenia Administratora i są zobowiązane do zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych usług technologicznych, chmurowych lub innych usługodawców dojdzie do przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, przekazanie będzie następowało wyłącznie zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.

Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem lub IOD.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa, obowiązków archiwizacyjnych, właściwych regulaminów lub okresów niezbędnych do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

• Dane zawarte w rejestrze pielęgniarek i rejestrze położnych prowadzonych przez okręgową radę są przechowywane zgodnie z ustawą o zawodach pielęgniarki i położnej; zgodnie z art. 48 ust. 2 tej ustawy dane zawarte w tych rejestrach nie mogą być z nich usunięte.
• Dokumentacja związana z prawem wykonywania zawodu, zadaniami ustawowymi, postępowaniami, uchwałami i działalnością organów OIPiP jest przechowywana przez okres wynikający z właściwych przepisów i zasad archiwizacji.
• Jeżeli OIPiP występuje jako organizator kształcenia podyplomowego, dokumentacja przebiegu kształcenia jest przechowywana przez okres wynikający z ustawy o zawodach pielęgniarki i położnej; w przypadkach objętych art. 81 tej ustawy okres ten wynosi 10 lat od dnia zakończenia kształcenia.
• Dokumentacja księgowa, podatkowa, finansowa, dotycząca składek, refundacji, świadczeń i rozliczeń jest przechowywana przez okres wymagany odpowiednimi przepisami i regulacjami.
• Dane związane z umową są przechowywane przez okres jej wykonywania, a następnie przez okres wymagany prawem lub do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej cofnięcia lub ustania celu przetwarzania, z zastrzeżeniem sytuacji, w których dalsze przechowywanie jest wymagane prawem lub niezbędne do ochrony roszczeń.
• Dane zawarte w korespondencji, w tym e-mail, są przechowywane przez czas załatwienia sprawy, a następnie zgodnie z okresem właściwym dla dokumentacji dotyczącej danej sprawy; korespondencja o charakterze pomocniczym może być usuwana wcześniej zgodnie z zasadami retencji OIPiP.
• Dane techniczne i logi systemowe są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczalności i ciągłości działania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji.

Po upływie właściwego okresu dane podlegają usunięciu, zniszczeniu, anonimizacji lub dalszemu archiwizowaniu, jeżeli obowiązek ich zachowania wynika z prawa.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Zakres tych praw zależy od podstawy prawnej i celu przetwarzania. W szczególności prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego lub zadania realizowanego w interesie publicznym. Prawo do przenoszenia danych dotyczy co do zasady danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy. Prawo do sprzeciwu może przysługiwać w szczególności w przypadku przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO.

Wnioski dotyczące realizacji praw można kierować do Administratora lub Inspektora Ochrony Danych.

10. Cofnięcie zgody

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, osoba, której dane dotyczą, ma prawo cofnąć ją w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

11. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uzna, że jej dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem przepisów RODO, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa

12. Obowiązek lub dobrowolność podania danych

• Jeżeli przetwarzanie wynika z przepisów prawa lub realizacji zadania OIPiP, podanie określonych danych może być wymogiem ustawowym. Niepodanie danych może uniemożliwić załatwienie sprawy, dokonanie wpisu, wydanie dokumentu, realizację uprawnienia albo wykonanie innej czynności.
• Jeżeli dane są niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, ich podanie jest warunkiem zawarcia lub wykonania tej umowy.
• Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, ich podanie jest dobrowolne, jednak brak podania danych może uniemożliwić realizację celu, dla którego zgoda jest potrzebna.

W przypadku konkretnego formularza, wniosku lub sprawy OIPiP może przekazać bardziej szczegółową informację o obowiązkowym lub dobrowolnym charakterze podania poszczególnych danych oraz skutkach ich niepodania.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

OIPiP co do zasady nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

Jeżeli w konkretnym procesie taki mechanizm miałby zostać zastosowany, osoby, których dane dotyczą, otrzymają informacje wymagane przez RODO.

14. Dalsze przetwarzanie danych

Jeżeli Administrator zamierza przetwarzać dane w celu innym niż cel, dla którego zostały zebrane, przed rozpoczęciem takiego przetwarzania przekaże osobie, której dane dotyczą, informacje o nowym celu oraz inne informacje wymagane przez RODO, chyba że przepisy przewidują wyjątek od tego obowiązku.

15. Klauzule szczegółowe i pierwszeństwo informacji szczegółowej

Niniejsza klauzula ma charakter ogólny i obejmuje podstawowe zasady przetwarzania danych przez OIPiP. Ze względu na różnorodność zadań samorządu zawodowego nie zastępuje ona w każdym przypadku informacji przekazywanej dla konkretnego procesu.

OIPiP może stosować odrębne lub uzupełniające klauzule informacyjne, w szczególności dla procesów obejmujących dane szczególnych kategorii, postępowania z zakresu odpowiedzialności zawodowej, pomoc socjalną, przejętą dokumentację medyczną, rekrutację i zatrudnienie, monitoring – jeżeli jest stosowany – formularze oparte na zgodzie, a także inne procesy wymagające bardziej szczegółowej informacji.

Jeżeli klauzula szczegółowa określa dla danego procesu inny lub bardziej precyzyjny cel, podstawę prawną, zakres danych, źródło, odbiorców, okres przechowywania albo informacje o prawach osoby, informacje zawarte w klauzuli szczegółowej mają zastosowanie do tego procesu.